کنترل پروژه چیست

کنترل پروژه چیست

کنترل پروژه، دروازه مدیریت پروژه

کنترل پروژه به عنوان جهت دهنده به مدیران همانند دروازه و دیده بان قلعه برای نگهبانی و کنترل اوضاع نقش ایفا می کند. هرچه پیچیدگی و ابعاد پروژه گسترده تر باشد نیاز به چنین نقشی در پروژه ها بیشتر احساس می شود.

کارشناس کنترل پروژه باید در تیم مدیریت پروژه به عنوان یک دستیار و دیده بان برای مدیر پروژه عمل کند و بر اساس متودولوژی یا استاندارد تعریف شده از سوی سازمان هر آنچه در حوزه های مختلف مدیریت پروژه لازم است برای مدیر پروژه فراهم سازد (تحلیل ، توسعه و تدوین داده ها). همچنین کارشناس کنترل پروژه می تواند با کسب تجربه و مهارت های ارتباطی،دانشی و مدیریتی خود را آماده کسب جایگاه مدیر پروژه کند.

آیا دانش فنی پروژه برای مدیریت پروژه لازم است؟

بسیاری به اشتباه لازمه مدیریت پروژه را اشراف کامل بر موارد فنی پروژه می دانند در صورتی که در تمامی استانداردها شرط اصلی مدیریت در پروژه را شاخصه دانش مدیریت به ویژه در حوزه های ارتباطات و یکپارچگی معرفی کرده اند.

نرم افزارهای کنترل پروژه

به کارگیری نرم افزارهای کنترل پروژه سبب سهولت و سرعت در تحلیل، توسعه و تدوین داده ها و نمایش نتایج می شود. اکسل (Excel)، پاورپوینت (PowerPoint)، ام اس پروجکت (MS Project)  و پاور بی آی (Power BI) از زیر مجموعه های ماکروسافت و پریماورا (Primavera) از نرم افزارهای محبوب در این زمینه می باشند. لازم به ذکر است استفاده از نرم افزار باید با توجه به نیاز سازمان و پروژه انتخاب گردد که در همه ارکان پروژه تعریف شده باشد.

متودولوژی ها و استانداردهای روز دنیا

هر دانشی جهت همسازان سازی در اقصی نقاط جهان و ایجاد زبان مشترک نیاز به دایرهالمعارف دارد و مدیریت پروژه نیز از این قاعده مستثنی نیست.
سازمان های دولتی و خصوصی فعال در این حوزه اقدام به تهیه استانداردها و متودولوژی های مختلف نموده اند. موسسه مدیریت پروژه PMI آمریکا و موسسه Axelos انگلستان از معتبرترین فعالان این حوزه محسوب می شوند.

موسسه مدیریت پروژه PMI اقدام به تهیه گسترده دانش مدیریت پروژه PMBOK کرده است که اکنون ورژن 6 آن مورد استفاده عموم قرار می گیرد و نسخه 7 آن نیز از سال 2022 ارائه خواهد شد.

استاندارد PMBOK6 شامل 49 فرآیند در 10 حوزه دانشی مدیریتی و 5 گروه فرآیندی می باشد که از دو بخش ساختار مدیریت پروژه سنتی Traditional و چابک Agile تشکیل شده است

حوزه های مدیریت PMBOK عبارت است از:

• مدیریت یکپارچه
• مدیریت زمان بندی
• مدیریت مالی
• مدیریت کیفیت
• مدیریت منابع
• مدیریت ارتباطات
• مدیریت تدارکات
• مدیریت ریسک
• مدیریت (مشارکت) ذینفعان

نکته: استاندارد ISO21500 نیز کاملا منطبق بر استاندارد PMBOK می باشد.

از سوی دیگر متودولوژی مدیریت پروژه Prince2 از موسسه Axelos انگلستان در کشورهای تحت سلطه بریتانیا از اعتبار زیادی برخوردار است. در این متودولوژی بر خلاف PMBOK به نحوه پیاده سازی دانش در پروژه پرداخته شده است و در 7 اصل، 7 زمینه و 7 فرآیند تهیه شده است

اقدامات لازم جهت کنترل پروژه:

اقدامات لازم جهت کنترل پروژه به عواملی از قبیل مقیاس، اهمیت پروژه و … وابسته است. فرآیند کنترل پروژه چرخه ای تکرار شونده است که در طی آن مدیر پروژه با استفاده از داده های دریافتی روند اجرایی پروژه را نسب به برنامه از پیش تعیین شده می سنجد. پاسخ به سوالات کجا باید بریم،الان کجاییم و کی میرسیم تعریف عامیانه کنترل پروژه می باشد.

فرآیند کنترل پروژه چهار مرحله‌ اصلی دارد که در ادامه به آن ها پرداخته می شود.

1- تعیین فرآیند

در گام نخست باید ساختار فرآیندی کنترل پروژه مشخص شود. در همین راستا باید شاخص هایی که در طول پروژه مورد ارزیابی و سنجش قرار می گیرد و تعداد دفعات اندازه گیری آنها در طول انجام پروژه تعیین گردد.

2- نظارت بر پروژه

در این گام شما بایستی در طول بازه های تعیین شده روند انجام پروژه را رصد کنید و با بررسی داده های جمع آوری شده متوجه خواهید شد که پیشرفت پروژه تا چه مقدار با برنامه از پیش تعیین شده مطابقت دارد.

داده هایی که در این مرحله جمع آوری می شود شامل زمان، بودجه، میزان پیشرفت پروژه، منابع مصرف شده است.

3- تهیه‌ گزارش

یکی از شاخص ترین ابزارهای تصمیم‌گیری مدیران پروژه گزارشاتی است که در مقاطع زمانی تعیین شده در اختیار وی قرار می گیرد.

نکته حائز اهمیت در تهیه گزارش آن است که از اطلاعات اضافی و گزارشات طولانی پرهیز گردد

4- اقدامات اصلاحی

پس از بررسی گزارشات و اطلاعات جمع آوری شده، در صورتی که روند اجرا پروژه از برنامه از پیش تعیین شده عقب باشد بایستی با رویکردی تحلیلی، تصمیم گیری لازم جهت پیشگیری از تاخیر بیشتر در روند پروژه انجام گیرد.

ارکان اصلی فرآیند کنترل پروژه شامل جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مختلف و در نهایت، تهیه‌ گزارش و انجام اقدامات لازم پس از تجزیه و تحلیل آن، است.